Eine DMS-Lösung darf nicht störend sein und ein Dokumenten Management System (DMS) muss zu den Unternehmen und deren Anwendern passen!
 

Dabei sollen Anwendungen für ein Dokumenten Management System die Arbeit im Unternehmen wesentlich vereinfachen. Doch oft stehen Anwender solchen Produkten skeptisch gegenüber, weil bereits bei der Evaluierung der Lösung wesentliche Dinge unterschätzt wurden.

We Connect AG setzt mit einem ganzheitlichen Beratungsansatz dort an, wo der Schuh am meisten drückt. Mensch, Organisation und die Technik werden in dieser Reihenfolge über die gesamte Wertschöpfungskette von erfahrenen Beratern berührt.

So gelingt es sehr präzise, über die Funktionen, Vorteile und Nutzen eines DMS aufzuklären. Die richtige Lösungsfindung wiederlegt Befürchtungen der Mitarbeiter, dass ein DMS die tägliche Arbeit komplizierter macht. Zwar wünschen sie sich bessere Dokumentenprozesse, aber bestehende Arbeitsweisen sollen sich nicht ändern. Am besten wäre es für sie, die DMS-Lösung würde alle benötigten Workflow-Funktionen über ihre bestehende Benutzeroberfläche zur Verfügung stellen.

Folgendes ist bei der Evaluierung / Einführung im Vorfeld zu beachten:

1. DMS-Systeme müssen die tägliche Arbeit unterstützen
2. EMC-Software muss sich für verschiedene Arbeitsweisen und -umgebungen nutzen lassen
3. Dokumente sollten sich wie bisher verwalten lassen - nur besser
4. Anbieter - Lösungen müssen Compliance Anforderungen erfüllen
5. Das ECM-System sollte sich Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung anpassen
6. Die Integration in die Buchhaltungssoftware (ERP-Systeme) und Microsoft - Umgebung
7. Der Hersteller passt nicht immer zum Kunden -  Anforderung
8. Schulungsaufwände müssen gering sein
9. Projektzeiten sollten überschaubar bleiben
10. Die Lösung sollte zu jeder Zeit ausbaufähig sein

Wir beraten Sie gerne.